タスク管理をしているのに終わらない!そんな人は振り返りを導入しよう

タスク管理をしている人は多いでしょう。

タスク管理がしっかりしていれば次に自分がすべきことが明確になりますよね。タスクを明確にしておくことで、やるべきことを忘れていた!という事態も防ぎやすくなります。

しかし、タスク管理をしている人でも、そのタスクに対して振り返りを行っている人は意外と少ないのではないでしょうか。

本日は、タスク管理に対して振り返りを行うことのメリットやその方法についてお話しします。

現実的に可能な作業量がわかる


例えば、1週間の予定を立てることを考えてみましょう。

おそらく多いと思われるのは、今後1週間で自分ができる最大限のタスクを詰め込んでしまうということでしょう。

しかし多くの場合最大限にタスクを詰め込んでしまうとそれを達成できないことがあります。

急遽、会社の同僚で飲み会に行くことがあるかもしれません、上司にある日突然業務量を増やされることも考えられます。このように自分の予定と相反する”避けられない予定”は往々にしてよく入ります。

このような突然入る予定は、タスクを立てておいても達成できない大きな要因になりえます。

その結果、本来今週仕様と考えていたタスクを来週に回し、正確に自分の1週間の達成できる作業量がわからないことに繋がるのです。

しかし、振り返りをすることによって、ある程度自分の現実的な作業量を知ることができます。

もし、何か予定が入ったとしても振り返りを行っていれば、自分の予期しない予定がどれほど入りそうか予想することができるようになるためです。

自分が1週間のタスクを考える際に自分の可能な作業量を知る事は、長期的な目標を設定するにも有効な手段と言えるのではないでしょうか。

効率を上げることができる


自分の1週間の作業量を知ることができると、やるべきことを取捨選択する必要が出てきます。

作業量を取捨選択するということは、今の自分に必要な作業を見極めることと同じです。そうすると長期的な目標を踏まえた上で、今の作業を決める必要が出てくるでしょう。

全てのタスクをがむしゃらになすことも時には大切な考えです。しかし、長期的に目標を達成していくためには、継続的に作業を達成する仕組みづくりをしておく方が遥かに重要なことだと思われます。

また、もう一つ週ごとのタスクをきちんと達成できると自分のモチベーションを維持することができます。

自分が成功するとわかっていれば頑張れるけど、未来が見えないのになかなか頑張れないですよね笑

長期的な目標が見えない中で、1週間のタスクも達成できない週ばかりだとどうしてもモチベーションが下がってしまいます。

モチベーションを上げることは自分の作業量を増やすことにも繋がります。毎週のタスクをきちんと達成してモチベーションを維持する仕組みを作っていきましょう

KPTで1週間を評価しよう


振り返りをするといっても「達成できた」「できなかった」というだけでは、現状を知ることはできても、なぜ達成できたのか?を考えることはできません。

そこで活用したいのがKPTという振り返り方法です。KPTとは、

K・・・Keep(今後も続けること)
P・・・Problem(現状の課題)
T・・・Try(今度から試してみること)

これらを一度紙に書き出してみて、自分の1週間の良かった点と改善すべき点を整理する方法です。

例えば、Keepとしては「作業時間をきちんと確保できた」といったことが上げられますし、Problemには「睡眠時間を減らしてしまった」ということもありえます。そしてTryには、「作業方法を変えて短時間でタスクをこなす」というようなProblemを解決できる方法を付け加えられるといいですね。

KPTをすることによって、自分の頭の中が整理できるのでぜひ取り入れてみましょう。

まとめ

今回は、タスク管理をするにあたって振り返りをするメリットについてお話しました。

僕もまだ始めたばかりではありますが、意外と自分がなぜ目標を達成できたか、できなかったかを整理することができて有効な方法だと感じています。

ぜひ、作業をどんどん進めていきたいと考える人は試してみてください!

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